Última atualização: 17 de abril de 2019
Imprimir planilhas no Excel 2010 pode ser frustrante, especialmente se a planilha for impressa em mais de uma página. As colunas extras podem ter sua própria página, os cabeçalhos das colunas só são impressos na primeira página e geralmente pode ser difícil associar visualmente uma célula a uma linha ou coluna.
Trabalhando em um escritório e interagindo com várias pessoas que usam o Excel em diferentes níveis de proficiência, posso dizer que um dos maiores problemas que a maioria das pessoas tem envolve a aparência de sua planilha quando terminam de usá-la e de fazer um teste físico cópia de. As configurações de impressão padrão raramente são ideais para o que desejam e há muitos termos do Excel muito semelhantes entre si e podem ser confusos.
Mas existem algumas alterações simples que você pode aplicar à sua planilha do Excel para que ela seja impressa melhor e seja mais fácil de entender pelos leitores.
Melhor impressão de planilha do Excel 2010
Este tutorial abordará algumas das áreas principais que podem ser mais úteis para melhorar uma planilha Excel impressa. Essas áreas incluem:
- Ocultando colunas e linhas desnecessárias
- Adicionar números de página ao final da página
- Ajustando a orientação da página
- Ajustando o tamanho do papel
- Ajustando as margens
- Impressão de linhas de grade
- Repetindo a linha superior em todas as páginas
- Ajustando todas as suas colunas em uma folha
Embora isso possa parecer muito, você pode, na verdade, fazer quase todas essas alterações em um menu. E quando você se sentir confortável com isso, poderá aplicar todas essas alterações em apenas alguns segundos. O resultado será uma planilha que exibe cabeçalhos de coluna no topo de cada página, é fácil de ler e não exigirá que você ajuste manualmente os tamanhos das colunas para evitar que uma coluna extra seja impressa em sua própria página.
Escondendo colunas e linhas desnecessárias
Normalmente gosto de começar aqui, especialmente quando estou lidando com uma planilha que outra pessoa criou. Muitas vezes inclui informações que não são relevantes para o motivo pelo qual a planilha está sendo impressa e apenas ajuda a criar confusão.
Você pode ocultar uma linha ou coluna clicando com o botão direito do mouse na letra da coluna ou no número da linha e clicando no botão Esconder opção.
Você pode aprender mais sobre como ocultar colunas neste artigo.
Adicionando números de página na parte inferior da página
Isso pode não ser algo que todos precisem fazer com suas planilhas, mas descobri que planilhas grandes podem parecer muito semelhantes de página para página. Os leitores também têm o hábito de remover os grampos e se concentrar em páginas individuais, o que pode tornar quase impossível colocar uma planilha novamente em ordem.
Etapa 1: Clique Inserir no topo da janela.
Etapa 2: Clique Cabeçalho rodapé no Texto seção da faixa de navegação.
Etapa 3: clique dentro da seção de rodapé na parte inferior da página onde deseja adicionar o número da página.
Etapa 4: Clique no Número de página botão no Elementos de cabeçalho e rodapé seção da faixa de navegação.
Enquanto você está nesta visualização, agora pode ser uma boa hora para adicionar um cabeçalho. Você pode fazer isso simplesmente clicando dentro da seção do cabeçalho onde deseja adicionar suas informações. Qualquer coisa que você adicionar ao cabeçalho se repete em todas as páginas, portanto, este é um bom lugar para colocar um título para a planilha.
Você pode aprender mais sobre como criar um cabeçalho no Excel 2010 aqui.
Para obter informações adicionais sobre como adicionar números de página no Excel 2010, você pode ler aqui.
Ajustando a orientação da página
Esta seção do tutorial é quando vamos abrir o Configurações da página menu, que contém várias opções de impressão diferentes que desejamos ajustar.
Acho que a maioria das planilhas que imprimo parece muito melhor quando impressas na orientação paisagem. Esta é obviamente uma escolha que irá variar dependendo de suas próprias necessidades, mas é algo simples de mudar conforme a necessidade.
Etapa 1: Clique no Layout da página guia na parte superior da janela.
Etapa 2: Clique no Configurações da página botão no canto inferior direito do Configurações da página seção da faixa de navegação.
Etapa 3: Clique na orientação da página que deseja usar.
Vamos permanecer neste menu pelo resto do tutorial, então não o feche ainda!
Ajustando o tamanho do papel
Se a maioria de suas planilhas for impressa melhor na orientação paisagem, então pode haver documentos que são até grandes demais para isso. Uma boa solução para isso é usar papel tamanho ofício, o que permitirá que você ajuste ainda mais colunas em uma página.
** Lembrete - Este menu é acessado clicando no Layout da página guia e, em seguida, clicando no Configurações da página botão no canto inferior direito do Configurações da página seção da faixa de navegação. **
Etapa 1: Clique no menu suspenso à direita de Tamanho do papele clique no tamanho de papel desejado.
Ajustando as Margens
O ajuste das margens da planilha geralmente é feito porque você deseja ajustar mais informações na página. Portanto, para o propósito deste tutorial, nosso exemplo abaixo irá reduzir as margens para um valor menor.
** Lembrete - Este menu é acessado clicando no Layout da página guia e, em seguida, clicando no Configurações da página botão no canto inferior direito do Configurações da página seção da faixa de navegação. **
Etapa 1: Clique no Margens guia na parte superior da janela.
Etapa 2: Clique na seta para baixo em Deixou para reduzir o tamanho da margem, repita para Direito, Principal e Fundo. Você notará que não reduzi minhas margens para 0, pois minha impressora tem dificuldade para imprimir documentos sem margem. Isso é comum entre muitas impressoras, portanto, você também pode usar os tamanhos de margem na imagem abaixo.
Imprimindo linhas de grade
Esta é uma das alterações mais importantes a serem feitas em uma planilha impressa, e é aquela que faço em quase tudo que imprimo do Excel. Adicionar linhas de grade tornará muito mais fácil para os leitores saberem a qual coluna e linha uma célula pertence também e pode ajudar a reduzir erros.
** Lembrete - Este menu é acessado clicando no Layout da página guia e, em seguida, clicando no Configurações da página botão no canto inferior direito do Configurações da página seção da faixa de navegação. **
Etapa 1: Clique no Folha guia na parte superior da janela.
Etapa 2: marque a caixa à esquerda de Gridlines.
Repetindo a linha superior em todas as páginas
Esta é outra configuração que você pode aproveitar para deixar sua planilha mais organizada. Imprimir a linha superior de cada página tornará mais fácil para os leitores saber a qual coluna uma célula pertence, o que ajudará a eliminar erros.
** Lembrete - Este menu é acessado clicando no Layout da página guia e, em seguida, clicando no Configurações da página botão no canto inferior direito do Configurações da página seção da faixa de navegação. **
Etapa 1: Clique dentro do Linhas para repetir no topo campo.
Etapa 2: clique na linha que deseja repetir na parte superior de cada página. Neste exemplo, estou usando a linha 1.
Clique no OK na parte inferior da janela para salvar todas as alterações que acabamos de fazer, porque agora terminamos com esta janela.
Se você quiser repetir uma coluna no lado esquerdo de cada página, leia como neste artigo.
Ajustando todas as suas colunas em uma página
Esta é a última seção do nosso tutorial, e é uma mudança que faremos diretamente do Imprimir cardápio.
Etapa 1: Clique no Arquivo guia no canto superior esquerdo da janela.
Etapa 2: Clique Imprimir na coluna do lado esquerdo da janela.
Etapa 3: Clique no Sem escala botão no centro da janela e, em seguida, clique no Ajustar todas as colunas em uma página opção.
Agora você deve ter uma planilha do Excel que será impressa em um formato simples e legível que agradará aos seus leitores. Se tudo parecer correto no Antevisão da Impressão no lado direito da janela, você pode clicar no Imprimir para começar a imprimir sua planilha otimizada.
Muitas das opções que discutimos no artigo acima também funcionarão nas versões mais recentes do Excel. E embora muitas dessas seções envolvam o uso da seção Configuração de página, algumas dessas configurações também podem ser alteradas em outros locais.
Por exemplo, você pode clicar no Imprimir títulos botão no Layout da página guia e selecione a linha superior de sua planilha para imprimir essa linha superior em todas as páginas.
Além disso, você encontrará opções para incluir linhas de grade ao imprimir, acessando o Layout da página guia e clicando no Imprimir opção em Gridlines no Opções de folha seção da fita.
Você gostaria de imprimir uma folha de células vazias para uma lista de verificação ou um inventário manual? Aprenda como no Excel 2010.