As versões mais antigas do Microsoft Outlook sofreram uma redução de desempenho à medida que o tamanho do arquivo do Outlook aumentava. Como resultado, existe um recurso de arquivamento no Microsoft Outlook 2010 que você pode usar para arquivar arquivos antigos, como emails, contatos, listas de distribuição e entradas de calendário antigos.
Embora os usuários do Microsoft Outlook 2010 não experimentem a mesma lentidão do programa que os usuários das versões antigas experimentavam, os usuários de e-mail e calendário de hoje estão recebendo e enviando grandes quantidades de dados que podem aumentar rapidamente o tamanho do arquivo PST do Outlook. Portanto, embora não seja mais necessário arquivar arquivos no Outlook como antes, ainda é uma boa prática para reduzir o tamanho do arquivo e melhorar o desempenho do seu programa de e-mail.
Usando a ferramenta de arquivamento no calendário do Outlook 2010
Se você está mais familiarizado com a modificação das configurações em versões anteriores dos programas do Microsoft Office, o layout e a estrutura do Microsoft Outlook 2010 podem ser um pouco confusos. A maioria das opções configuráveis nesta versão do Outlook são encontradas clicando no Arquivo guia no canto superior esquerdo da janela. Este padrão de navegação também é válido para os propósitos deste tutorial, então clique em Arquivo aba. Clique no botão Informações no lado esquerdo da janela para exibir um conjunto diferente de opções na parte principal da janela do Outlook 2010.
Clique no Ferramentas de limpeza botão no centro da janela, que exibirá um menu suspenso com um conjunto adicional de opções. Clique no Arquivo opção na parte inferior deste menu suspenso.
Um Arquivo A janela agora será aberta acima da janela do Outlook 2010. Se desejar arquivar todo o seu arquivo do Outlook 2010, você pode clicar no Arquivar todas as pastas de acordo com as configurações de AutoArquivar opção na parte superior da janela. No entanto, para arquivar apenas o calendário do Outlook 2010, verifique o Arquive esta pasta e todas as subpastas opção.
Clique no Calendário opção para selecionar o calendário padrão para o seu perfil do Outlook 2010 atual. Se você deseja arquivar um calendário diferente, como um Calendário da Internet, escolha essa opção. Se você vir uma seta à esquerda da opção de calendário desejada, significa que há vários calendários contidos nesse item. Se você selecionar a opção à direita da seta, o Outlook arquivará todos os calendários dessa seção.
Finalize as configurações de seu arquivo de calendário do Outlook 2010 clicando no menu suspenso à direita de Itens de arquivo com mais de e escolhendo uma data antes da qual deseja arquivar todos os itens em seu arquivo. Clique no OK para prosseguir com o arquivamento do calendário do Outlook 2010.